Desde
el 2 de abril, pistoletazo de salida, de la declaración de renta de 2018, que
influirá en todos nuestros autónomos, teniendo en cuenta que la
Agencia Tributaria permite a los empresarios, una serie desgravaciones en
su declaración de renta, vamos a analizar punto por punto todas las deducciones
a las que nos podremos acoger.
Es importante poder justificar que
las adquisiciones de los bienes y servicios, son necesarios para el desarrollo de su actividad
profesional o empresarial, sin embargo, la dificultad estriba en saber cuándo
estos gastos pagados adquieren la característica de deducible.
La razón: los criterios dictados por la Administración no son tan claros como sería deseable, y siempre están basados en criterios interpretativos, que al final acaban perjudicando SIEMPRE al autónomo, y es por ello que aconsejó la máxima transparencia y acreditación.
Los requisitos y condiciones, que con carácter general, debe cumplir una compra o gasto soportado para tener la consideración fiscal de deducibles son los siguientes:
a) Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada, que sean propios de la actividad, deben ser necesarios para la obtención de los ingresos del autónomo, para poder ser considerados como deducibles.
Evidentemente, dicha consideración
de necesarios, dependerá de la actividad que desarrolle el autónomo, y no será
la misma para un profesional o que para un
empresario.
b) Que se encuentren convenientemente justificados. En cuanto a la justificación de los mismos, la Administración entiende que solamente se garantiza si se dispone de una factura de los mismos debidamente desglosada.
En la factura y siento ser tan reiterativa, debe constar:
- nombre, NIF, y
dirección, del expedidor y del contribuyente.
- número y fecha de la
factura.
- base imponible, el tipo de
IVA aplicado y el total de la factura.
c) Que se hallen registrados en el libro de gastos, que con carácter obligatorio deben llevar los autónomos que desarrollen actividades económicas, este requisito de contabilización es puramente formal, se trata de que las facturas recibidas estén debidamente registradas.
La nueva moda de la AEAT, es requerir a los autónomos en “comprobación”,
que envíen los libros de gastos en ficheros TXT, para verificar las deducciones
que se han efectuado.
Después de estas puntualizaciones, analicemos, los gastos más frecuentes de los autónomos y su repercusión en su declaración de la RENTA.
Consumos de explotación: Este tipo de gasto será deducible si cumple los requisitos vistos anteriormente. Baste decir a este respecto que cuando se compran materiales para el desarrollo de la actividad, el gasto que se soporta en la compra es plenamente deducible. Serán más concretamente compras de mercaderías, materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y material de oficina. El consumo del ejercicio se calcula de acuerdo a la siguiente fórmula: Consumos = existencias iniciales + compras - existencias finales.
También sería deducible el gasto de las actividades accesorias, como pudiera ser el que cobra el transportista por el transporte de los mismos.
Sueldos y Salarios y Seguridad Social: Este tipo de gasto es deducible del IRPF, lo que sí que es importante recordar, que los recargos sanciones, girados por las administraciones por la presentación fuera de plazo, de los correspondientes impuestos, seguros sociales, no son gastos deducibles.
En resumen, pagos a los trabajadores
en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos
de viajes, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones.
Seguridad social a cargo de la empresa: cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores más las correspondientes al empresario autónomo. Por lo que se refiere a las aportaciones a mutualidades de previsión social, sólo serán deducibles las de los profesionales autónomos no integrados en el régimen especial de trabajadores autónomos que tengan la alternativa legal de cotizar a una mutua.
Otros gastos de personal: incluye gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios (ej. cestas de navidad) y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial.
Arrendamientos y cánones: Es un tipo de gasto muy frecuente. Es gasto deducible. Recordemos que si un autónomo está dado de alta de su actividad en su domicilio, y éste es de alquiler, podrá deducirse como gasto una parte de la base imponible del alquiler. Concretamente, podrá deducirse la parte proporcional al porcentaje del piso que registrase en la Agencia Tributaria como dedicado a la actividad, como más adelante explicaremos.
Otro ejemplo, si cabe más
aclaratorio, sería el pago de un alquiler por el local donde se ejerce la
actividad económica (ya sea despacho, taller, bar,…), en este caso el pago sí
se podría deducir en su totalidad.
También estarían, cánones,
asistencia técnica, cuotas de arrendamiento financiero (leasing), que no tengan por objeto terrenos, solares u
otros activos no amortizables.
Servicios de profesionales independientes: este tipo de gasto casi siempre llevará la oportuna factura y será gasto deducible. Los ejemplos más típicos de estos servicios son los honorarios de economistas, abogados, auditores o notarios.
Otros servicios exteriores: Sera deducible, en la medida en que lo sean los gastos. Entre los más habituales cabría destacar los suministros, la publicidad o el consumo de teléfono, gastos en investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y telefonía y otros gastos de oficina no incluidos en los conceptos anteriores.
Tributos fiscalmente deducibles: El impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales. No serán deducibles ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda, como hemos explicado anteriormente.
IVA soportado: sólo será deducible
cuando no sea desgravable a través de la declaración de IVA, es decir, que no
presenten declaraciones trimestrales de IVA y por tanto no tengan derecho a
deducirse las cuotas soportadas. Lo que ocurre en actividades exentas de IVA
(ej. medicina) y en actividades acogidas a algunos regímenes especiales
(régimen especial de recargo de equivalencia y régimen especial de la
agricultura, ganadería y pesca).
Gastos financieros: también son deducibles, intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda. No se incluirán los que se deriven de la utilización de capital propio.
Bienes de Inversión: todos los bienes que por su naturaleza e importe deben amortizarse, son deducibles en el IRPF, y las bases imponibles las tendremos que amortizar a lo largo de varios periodos en el impuesto, según las tablas de amortización de cada bien. Por lo tanto su cálculo se realizará conforme a lo estipulado en el impuesto de sociedades. En estimación directa normal puede revestir mayor complejidad al existir supuestos de libertad de amortización.
En estimación directa simplificada,
las amortizaciones se calcularán linealmente de acuerdo con la tabla de
amortizaciones simplificada.
Serán aplicables los beneficios fiscales (amortización acelerada) para empresas de reducida dimensión del impuesto de sociedades.
Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales: deterioro de los créditos derivados por insolvencias de deudores (sólo si no están respaldados por avales, seguros, etc.); deterioro de fondos editoriales, fonográficos y audiovisuales, y deterioro del inmovilizado intangible, con un máximo del 20% de fondos de comercio que hayan sido adquiridos.
Reparaciones y conservación: gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales. No se incluyen los que supongan una ampliación o mejora, ya que se consideran inversiones amortizables en varios años.
Otros gastos deducibles: adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o hijos menores de 25 que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación en estimación directa simplificada se deducirá con carácter general un 5% del importe del rendimiento neto previo, con los topes que la ley determina.
Provisiones fiscalmente deducibles: sólo los autónomos que tributen en estimación directa normal podrán desgravar las facturas no cobradas o los gastos asociados a las devoluciones de ventas.
Gastos deducibles “especiales”: local, vehículo, viajes, vestuario
Hay una serie de partidas de gasto muy habituales entre los autónomos que presentan algunas peculiaridades y siempre generan dudas, debido sobre todo al grado de “afectación a la actividad” comúnmente aceptado.
Local u oficina específico para la actividad: no presentan problemas, se deberá notificar a hacienda los datos de local en el momento de darte de alta cumplimentando el correspondiente modelo 036 o 037, o presentar una modificación de datos de dichos impresos en el momento de trasladarte a un nuevo local u oficina.
Se podrán por tanto desgravar, todos los gastos asociados a ese local:
alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la
hipoteca o el seguro. También se podrá amortizar la inversión realizada si se
hubiese comprado.
Local u oficina en una vivienda: al igual que en el caso anterior se debe notificar a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad, y la deducibilidad será un 30% sobre el porcentaje de la vivienda dedicado a la actividad.
Local u oficina en una vivienda: al igual que en el caso anterior se debe notificar a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad, y la deducibilidad será un 30% sobre el porcentaje de la vivienda dedicado a la actividad.
Los gastos asociados a la vivienda
podrán desgravarse en ese mismo porcentaje. Aunque para poder desgravarse el
alquiler hay un requisito adicional y es que el propietario nos haga un
contrato con IVA por el total de la vivienda o al menos uno separado por
el alquiler del porcentaje afectado. Esto se debe a que el alquiler de locales
para negocios está gravado con IVA.
Vehículo particular y gastos asociados (mantenimiento, gasolina, seguro …): a efectos del IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes. El resto de autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA.
Adquirir el coche en renting es una
opción cada vez más extendida, aunque está sujeta a las mismas limitaciones
fiscales mencionadas en lo que se refiere a la deducción de las cuotas y del
IVA soportado en las mismas.
Gastos de viajes y representación: Se podrá desgravar, tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas).
Aunque siempre deberá acreditarse el
carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos en fin de
semana es difícil que sea aceptada por Hacienda. Por otra parte, el gasto en
comidas de trabajo es uno de los más controvertidos, conviene que se limite a
la lógica de la actividad y yo lo que aconsejo siempre, es que en cada recibo o
factura, se anote, con quien se tuvo la comida, para así justificar la misma.
Gastos de vestuario: sólo se admite el gasto en vestuario profesional como uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. El caso de los artistas admite una interpretación más flexible.
Gastos fiscalmente no deducibles, por ultimo las siguientes partidas de gasto no tendrán la consideración de gastos deducibles:
-
Multas y sanciones, incluidos
recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
-
Donativos y liberalidades.
-
Pérdidas del juego.
-
Gastos realizados con personas o
entidades residentes en paraísos fiscales.
-
IVA soportado que resulte
deducible en la declaración del IVA.
Espero que haya sido un recordatorio de la manera de confeccionar la declaración de RENTA, ya que con el afán recaudatorio, que tiene la inspección, no es momento de bajar la guardia, y lo mejor es tener todos los gastos que nos vamos a deducir, totalmente acreditados.
